Een klantportaal voor accountants: samenwerking verbeteren
Een eigen klantportaal stelt accountants in staat om documenten, aangiften en rapportages veilig te delen. Ontdek de mogelijkheden van maatwerk.
Accountantskantoren in Nederland bedienen een breed scala aan ondernemers, van zzp'ers en mkb-bedrijven tot grotere corporates. De werkzaamheden variëren van jaarrekeningen en belastingaangiften tot advies over bedrijfsoverdrachten en fiscale structuren. Cliënten leveren documenten vaak via e-mail, WeTransfer of zelfs usb-sticks aan, waardoor bestanden verspreid raken en versies door elkaar lopen. In piekseizoenen, zoals rond de aangiftetermijn, loopt de werkdruk enorm op en is het onbegonnen werk om elke cliënt telefonisch te informeren over de status van hun aangifte. Tegelijkertijd moeten accountants voldoen aan de kwaliteitseisen van de NBA en de Wwft, wat betekent dat zij moeten kunnen aantonen welke documenten zij wanneer hebben ontvangen en beoordeeld. Een klantportaal op maat brengt structuur in deze documentstromen en maakt de samenwerking tussen accountant en cliënt efficiënter en transparanter.
Uitdagingen in de sector
Cliënten sturen documenten via uiteenlopende kanalen aan waardoor bestanden zoekraken of dubbel worden verwerkt
In piekseizoenen is het ondoenlijk om elke cliënt proactief te informeren over de status van hun aangifte
Ondertekening van jaarrekeningen en aangiften verloopt per post of via losse digitale tools
Het bijhouden van een compleet cliëntdossier voor NBA- en Wwft-compliance kost veel handmatig werk
Cliënten missen deadlines voor het aanleveren van stukken omdat herinneringen per e-mail over het hoofd worden gezien
Onze oplossing
Het klantportaal voor accountancy biedt cliënten een persoonlijke omgeving waarin zij documenten uploaden, de status van hun aangifte of jaarrekening volgen en stukken digitaal ondertekenen. Via een checklist zien cliënten welke documenten nog ontbreken, met automatische herinneringen als de deadline nadert. De accountant ontvangt binnenkomende documenten gestructureerd in het dossier en kan per cliënt de voortgang bijhouden in een overzichtelijk dashboard. Jaarrekeningen en belastingaangiften worden ter goedkeuring aangeboden via het portaal, inclusief digitale handtekening. Alle communicatie wordt centraal opgeslagen, waardoor het cliëntdossier volledig en controleerbaar is voor audits en kwaliteitsreviews. Integraties met boekhoudsoftware en aangiftepakketten zorgen dat data naadloos doorstroomt, zonder handmatige export of import. Het portaal kan worden voorzien van uw eigen huisstijl en is schaalbaar van tien tot duizenden cliënten.
Belangrijkste functionaliteiten
Documentchecklist
Per cliënt een overzicht van benodigde en ontvangen documenten, met automatische herinneringen bij ontbrekende stukken.
Statustracking aangiften
Cliënten zien realtime of hun aangifte in voorbereiding, review of ingediend is, zonder te hoeven bellen.
Digitale ondertekening
Jaarrekeningen en aangiften worden via het portaal digitaal ondertekend met juridische geldigheid.
Beveiligde bestandsuitwisseling
Versleutelde upload en download van financiële documenten met automatische virusscanning en versiebeheer.
Cliëntdossier voor compliance
Alle communicatie, documenten en akkoorden centraal opgeslagen voor NBA-kwaliteitsreview en Wwft-controle.
Voordelen
Minder e-mail en telefoonverkeer
Cliënten raadplegen zelf de status en leveren documenten gestructureerd aan, wat de communicatielast voor het kantoor verlaagt.
Snellere doorlooptijd aangiften
Automatische herinneringen en directe documenttoegang zorgen dat stukken eerder compleet zijn en de aangifte sneller kan worden ingediend.
Sterkere cliëntbinding
Een professioneel portaal met eigen huisstijl laat zien dat uw kantoor meegaat met de digitale verwachtingen van ondernemers.
Audit-ready dossiers
Het cliëntdossier is altijd compleet en controleerbaar, wat de voorbereidingstijd voor kwaliteitsreviews aanzienlijk verkort.
Aanpak & doorlooptijd
We inventariseren uw documentstromen, aangifteprocessen en samenwerkingstools. In een eerste sprint leveren we de documentchecklist en bestandsuitwisseling op, waarna statustracking en digitale ondertekening volgen. Elke module wordt getest met een pilotgroep cliënten voordat we breed uitrollen.
Integraties
Praktijkscenario
Een accountantskantoor met driehonderd mkb-cliënten besteedde elk aangifteseizoen weken aan het nabellen van ontbrekende documenten. Na implementatie van het klantportaal ontvingen cliënten automatische herinneringen en uploadden zij stukken via de checklist. Het percentage tijdig complete dossiers steeg aanzienlijk en de gemiddelde doorlooptijd van jaarrekeningen daalde met enkele weken.
Wet- en regelgeving
Het portaal is ingericht conform de NBA-handreiking voor digitale dossiervorming en ondersteunt Wwft-identificatiedocumentatie.
Succesindicatoren
- Percentage dossiers tijdig compleet
- Gemiddelde doorlooptijd jaarrekening
- Aantal herinneringen per cliënt
- Cliënttevredenheidsscore
Veelgestelde vragen
Deze oplossing laten bouwen?
Wij ontwikkelen maatwerk software afgestemd op uw branche.
Bespreek uw projectGerelateerde artikelen
Waarom bouw- en vastgoedbedrijven kiezen voor een klantportaal op maat
Bouw- en vastgoedpartijen stroomlijnen communicatie met opdrachtgevers via een klantportaal. Ontdek hoe maatwerk de projectervaring verbetert.
Klantportaal in de zorgsector: betere communicatie tussen zorgverlener en patiënt
Zorgorganisaties die investeren in een eigen klantportaal verbeteren de patiëntervaring en verlagen de administratieve last. Zo werkt het.
Digitale samenwerking met cliënten: een klantportaal voor juridische dienstverleners
Advocatenkantoren en notarissen die overstappen op een klantportaal verhogen transparantie en cliënttevredenheid. Lees hoe maatwerk dat realiseert.
Waarom factuurbeheer onmisbaar is in elk klantportaal
Ontdek hoe geintegreerd factuurbeheer in een klantportaal administratieve lasten verlaagt en betaaltermijnen verkort.