Automatisering: Welke Processen Eerst Aanpakken

Introductie

Wanneer bedrijven besluiten te automatiseren, is de verleiding om alles tegelijk aan te pakken. Maar automatiseringsprojecten die alle problemen tegelijk proberen op te lossen, lopen vast, overschrijden het budget en leveren teleurstellende resultaten.

De meest succesvolle automatiseringsinitiatieven beginnen klein en bouwen momentum op. In dit artikel delen we het framework dat we met klanten gebruiken om te bepalen welke processen het eerst geautomatiseerd moeten worden.

Het Frequentie Maal Impact Framework

Wij evalueren elk kandidaat-proces op twee dimensies: hoe vaak het voorkomt en hoeveel tijd of geld elke keer kost. Een taak die 50 keer per dag wordt uitgevoerd en elke keer 5 minuten duurt, is een veel betere automatiseringskandidaat dan een maandelijkse taak van een uur.

Zet uw processen op een eenvoudig raster. Het kwadrant rechtsboven, hoge frequentie en hoge impact per keer, is waar u begint. Dit zijn uw quick wins. Ze leveren meetbare besparingen op vanaf dag een en bouwen vertrouwen op in automatisering.

Begin met Data-Invoer en Notificaties

In onze ervaring zijn de eerste automatiseringen met het hoogste rendement bijna altijd data-invoer en notificaties. Data verplaatsen tussen systemen, statusupdates versturen en routinerapporten genereren zijn repetitief, foutgevoelig en makkelijk te automatiseren.

Bijvoorbeeld automatisch een factuur aanmaken wanneer een projectmijlpaal wordt voltooid, of een klant een statusupdate sturen wanneer hun bestelling wordt verzonden. Deze automatiseringen zijn eenvoudig te bouwen, direct nuttig en geven uw team een voorproefje van wat mogelijk is.

Vermijd het Automatiseren van Kapotte Processen

Een kritieke fout is het automatiseren van een proces dat fundamenteel gebrekkig is. Als uw goedkeuringsketen zeven onnodige stappen heeft, maakt het automatiseren van alle zeven een slecht proces alleen maar sneller. Repareer eerst het proces, automatiseer daarna.

Wij starten automatiseringsprojecten altijd met een procesbeoordeling. We vragen: moet deze stap bestaan? Kunnen deze drie goedkeuringsfases er een worden? Wordt deze data verzameld omdat iemand het nodig heeft, of omdat het altijd al verzameld werd? Vereenvoudig, dan automatiseren.

Een Automatiserings-Roadmap Bouwen

Na het identificeren van uw quick wins bouwt u een roadmap met drie horizonten. De eerste horizon beslaat de komende 30 dagen: simpele automatiseringen die u direct kunt uitrollen. De tweede horizon bestrijkt 3 tot 6 maanden: complexere workflows die integratiewerk vereisen.

De derde horizon is 6 tot 12 maanden en betreft strategische automatisering, zoals predictive analytics, AI-ondersteunde besluitvorming of complete end-to-end procesautomatisering. Tegen die tijd hebben de vroege successen de investering al terugverdiend.

Conclusie

Automatisering is een reis, geen bestemming. Begin met de processen die het meest pijn doen, bewijs snel waarde en breid van daaruit uit. Wilt u hulp bij het identificeren van uw hoogste-impact automatiseringsmogelijkheden? Wij bieden een gratis procesanalyse om u op weg te helpen.