Van Spreadsheet naar Software: Een Stappenplan

Introductie

Het begint altijd klein. Een Excel-bestand om orders bij te houden. Een Google Sheet voor de planning. Voor u het weet draait uw hele bedrijf op spreadsheets. En dat werkt, tot het niet meer werkt.

Bij MG Software is dit een van de meest voorkomende situaties waarmee klanten bij ons aankloppen. In dit artikel delen wij een concreet stappenplan om de overgang soepel te laten verlopen.

Wanneer Is het Tijd om Spreadsheets te Verlaten

Spreadsheets zijn fantastisch voor kleine datasets en eenvoudige berekeningen. Maar er zijn duidelijke signalen dat u ze bent ontgroeid: meerdere mensen werken tegelijk in hetzelfde bestand, u besteedt meer tijd aan het onderhouden van de spreadsheet dan aan uw eigenlijke werk, of er sluipen regelmatig fouten in.

Een ander veelzeggend signaal is wanneer u complexe macro's of VBA-scripts heeft gebouwd. Als uw spreadsheet programmeerwerk vereist, is het eigenlijk al software. Alleen dan onbetrouwbare software.

Stap 1: Breng Uw Processen in Kaart

Voordat u begint met bouwen, moet u precies begrijpen wat uw spreadsheets nu doen. Welke data wordt ingevoerd? Door wie? Welke berekeningen worden gemaakt? Waar gaat de output naartoe?

Wij helpen klanten dit in kaart te brengen in een workshopsessie. Vaak ontdekken we dat er processen zijn die niemand meer begrijpt omdat ze jaren geleden door iemand anders zijn opgezet.

Stap 2: Prioriteer en Vereenvoudig

Niet alles wat in uw spreadsheets staat hoeft naar de software. Sommige processen zijn verouderd, sommige data is niet meer relevant. Dit is het perfecte moment om op te ruimen.

Wij adviseren om te focussen op de processen die het meeste pijn veroorzaken. Waar gaan de meeste fouten fout? Waar wordt de meeste tijd verspild? Begin daar.

Stap 3: Bouw, Migreer en Train

De bouw van de software gebeurt in fases. Wij beginnen met het kernproces en breiden van daaruit uit. Ondertussen blijven uw bestaande spreadsheets functioneren, zodat uw bedrijf gewoon doordraait.

Datamigratie doen wij zorgvuldig. Alle bestaande data wordt gevalideerd, opgeschoond en overgezet naar het nieuwe systeem. En wij zorgen voor heldere documentatie en training zodat uw team direct productief is.

Conclusie

De stap van spreadsheets naar software hoeft niet overweldigend te zijn. Met een gestructureerde aanpak en de juiste partner verloopt de overgang soepel. En het resultaat is een systeem dat betrouwbaarder, sneller en schaalbaarder is dan welk Excel-bestand dan ook.