Wat kost maatwerk software? Richtprijzen voor 2026

Een webapplicatie op maat begint in onze calculator bij €8.000, een API of backend bij €6.000 en een app voor iOS en Android bij €12.000. Daar komen functies bovenop, en een toeslag voor design en doorlooptijd. Een intern systeem met inlog, dashboard, één koppeling, beheer, uploads en e-mailmeldingen komt in het rekenvoorbeeld hieronder uit op €15.000 tot €19.500.

Dat is een indicatie, geen offerte. Wat de prijs werkelijk bepaalt is scope, en daar gaat dit artikel over. Je leest welke posten meetellen, wat drie echte projecten van ons laten zien, wanneer je maatwerk beter kunt laten liggen en wat je aanlevert om een offerte te krijgen die je kunt vergelijken. Gaat het om een native mobiele app, lees dan ook onze gids wat kost een app laten maken.

Onze calculator werkt met een basisprijs per projecttype. Daar tellen functies, een designniveau en een tijdlijn overheen. Dit zijn de basisbedragen.

• Website, vanaf €3.000
• MVP of prototype, vanaf €5.000
• API of backend, vanaf €6.000
• Webapplicatie (dashboard, SaaS of intern systeem), vanaf €8.000
• Mobiele app (iOS, Android of cross-platform), vanaf €12.000

Het verschil tussen een webapplicatie en een app zit in het platform. Een webapplicatie draait in de browser op elk apparaat. Een mobiele app wordt gebouwd voor de app stores en heeft daar eigen eisen, wat past bij de hogere basisprijs. Voor interne tools, portalen en dashboards is een webapplicatie bijna altijd de logische start. Op onze pagina webapplicatie laten bouwen lees je hoe we dat aanpakken.

Per functie rekent de calculator deze bedragen. Inlog en gebruikers €1.500, betalingen via Stripe of Mollie €2.000, dashboard en analytics €1.500, CMS €1.000, API-integraties €1.500, zoekfunctie €800, realtime functionaliteit €1.500, meertaligheid €1.000, e-mailnotificaties €500, bestandsuploads €800, adminpaneel €1.200 en AI of machine learning €2.000.

Het totaal wordt daarna vermenigvuldigd met het designniveau. Basis (een nette template-gebaseerde stijl) telt x1,0, custom design op jouw merk x1,3 en premium met animaties en complexe interface x1,6. De tijdlijn werkt als toeslag of korting. Zo snel mogelijk is x1,15, een standaard doorlooptijd van 1 tot 3 of 3 tot 6 maanden x1,0 en een flexibele planning x0,95. De bovengrens van de range ligt ongeveer 30 procent boven de ondergrens, afgerond op €500.

Dit is een rekenvoorbeeld op basis van de calculator, geen klant en geen offerte. Stel dat je een intern systeem wilt waarin medewerkers dossiers en bestellingen beheren. Het heeft inlog met rollen (€1.500), een dashboard (€1.500), één koppeling met je boekhoudpakket (€1.500), een adminpaneel (€1.200), bestandsuploads (€800) en e-mailmeldingen (€500). Samen met de basis van €8.000 is dat €15.000.

Wat dat oplevert, hangt af van de keuzes die je daarna maakt.

• Basisdesign, 1 tot 3 maanden, geeft een range van €15.000 tot €19.500.
• Custom design, zelfde planning, geeft €19.500 tot €25.500.
• Premium design geeft €24.000 tot €31.000.
• Custom design met zo snel mogelijk als tijdlijn geeft €22.500 tot €29.000.

Zonder functies, alleen de kale basis van een webapplicatie, kom je op €8.000 tot €10.500. Het gat tussen die twee getallen zit dus in zes functies en in hoe mooi en hoe snel je het wilt. Custom design in plaats van basis kost in dit voorbeeld €4.500 extra aan de ondergrens. Dat is vaak een keuze die je kunt uitstellen tot een tweede fase.

Wat er niet in zit, is minstens zo belangrijk. De calculator rekent API-integraties als één post. Dat past bij een koppeling met een goed gedocumenteerde API. Migratie van bestaande data, een systeem zonder bruikbare API en bedrijfsregels met veel uitzonderingen vallen daarbuiten en bespreken we in de intake.

De grootste onzekerheid zit zelden in het aantal schermen. Het zit in koppelingen. Een standaardkoppeling met Mollie of een boekhoudpakket is overzichtelijk. Een systeem waarvan de documentatie ontbreekt, dat data in een eigen formaat levert of dat geen testomgeving heeft, kost meer tijd dan het scherm dat de data laat zien. Daarom valideren we de riskantste koppeling het eerst.

Op de tweede plek staan bedrijfsregels en uitzonderingen. "Een bestelling boven een bepaald bedrag moet worden goedgekeurd" is snel gebouwd. De vraag wat er gebeurt als de goedkeurder op vakantie is, een bestelling wordt ingetrokken of twee collega's hetzelfde dossier openen, levert de dagen op die je in geen enkele rekentabel terugvindt. Die uitzonderingen horen op papier voordat er wordt gebouwd, bijvoorbeeld in een functioneel ontwerp.

Daarna komen rollen en rechten, want elke extra rol vermenigvuldigt de schermen en de testgevallen. Data die uit een Excel-bestand of een oud pakket mee moet, is een eigen klus. Het schoonmaken van die data gaat vaak langzamer dan het bouwen van de plek waar het naartoe moet. En ten slotte haast, die in onze calculator 15 procent toevoegt omdat parallel werken en strakker plannen geld kost.

We gebruiken hier alleen projecten uit ons portfolio en alleen wat daar openbaar over staat. Bedragen per klant delen we niet. Wat de cases wel laten zien, is hoe de kostenposten uit de calculator in de praktijk samenkomen.

OCS (Overseas Courier Service) liet in 2022 tot 2024 een goederenportaal bouwen dat meerdere verouderde systemen vervangt. Het portaal is gekoppeld aan hun Orbitrax TMS voor transportplanning en routeoptimalisatie, heeft een dashboard met de status van alle zendingen, voorraadbeheer en automatische meldingen bij afwijkingen. In calculator-termen gaat het om dashboard, koppeling, voorraad en notificaties in één systeem. De koppeling met bestaande software was daarbij de voorwaarde voor een werkbare oplossing. Lees de case op OCS.

Bloominess kreeg met FIPS een B2B-inkoopportaal waarin klanten online arrangementen configureren en bestellen. Prijzen en beschikbaarheid komen real-time van externe leveranciers en een managementdashboard rapporteert over omzet en populaire producten. Het project liep van 2019 tot 2023, met vier jaar doorontwikkeling. De bouwprijs is dus het begin van de kosten, niet het eind. Zie Bloominess.

Oud Geleerd Jong Gedaan wilde van losse tickets naar een lidmaatschap. We bouwden een eigen platform naast de bestaande WordPress-site, met een jaarabonnement, 14 dagen proefperiode, betalingen via Mollie, live en opgenomen colleges en een backoffice voor het team. De publieke stichtingssite bleef gewoon WordPress. Maatwerk waar het nodig is en niets herbouwen waar het niet hoeft, houdt het budget beheersbaar. Meer in de case OGJG.

Maatwerk is niet altijd de slimme zet. Volgens CBS gebruikte in 2025 69 procent van de bedrijven met 10 of meer werkzame personen business software, zoals ERP, CRM of BI. De meeste bedrijven draaien dus al op een bestaand pakket, en voor veel processen is dat precies goed.

Kies een standaardpakket als het grootste deel van je proces erin past en het afwijkende stuk met een instelling of een kleine koppeling op te lossen is. Kies ook geen maatwerk als je proces nog niet vaststaat, want dan automatiseer je een gok. Heb je alleen een bedrijfswebsite met een paar formulieren nodig, dan start een website in onze calculator bij €3.000 en is een webapplicatie overkill.

Maatwerk loopt vooruit wanneer het proces je concurrentiekracht bepaalt, wanneer je meerdere systemen aan elkaar moet knopen die geen standaardkoppeling hebben, of wanneer de licentiekosten per gebruiker bij groei de bouwkosten gaan overstijgen. De afwegingen staan uitgewerkt in onze vergelijking maatwerk versus SaaS. Wij zeggen het liever vooraf als een pakket volstaat, dan dat je het halverwege merkt.

Een offerte voor de bouw is niet het totaalbedrag. Na livegang betaal je voor hosting, beheer, beveiligingsupdates en doorontwikkeling, want je bedrijf verandert en de systemen om je software heen ook. Bloominess is daar een goed voorbeeld van, met vier jaar aan doorontwikkeling na de eerste oplevering. In ons artikel over onderhoud van maatwerk software staat wat dat per jaar betekent en wat je krijgt voor je geld.

Er is ook een fiscaal punt dat je met je boekhouder moet bespreken. Volgens de Belastingdienst geldt in 2026 voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek 28 procent van het investeringsbedrag voor totale investeringen tussen €2.901 en €71.683. Of laten bouwen software als bedrijfsmiddel in aanmerking komt en hoe je die kosten activeert, hangt van je situatie af. Die pagina noemt software niet specifiek, dus laat je boekhouder dit beoordelen voordat je erop rekent.

Een offerte is zo scherp als de informatie waarop hij is gebaseerd. Wie drie bureaus dezelfde onduidelijke vraag stelt, krijgt drie verschillende prijzen terug en vergelijkt appels met peren. Zet de volgende punten op papier voordat je belt.

• Het probleem in één zin, met hoe je straks meet dat het is opgelost.
• De rollen en het aantal gebruikers per rol, inclusief wie het systeem beheert.
• De drie tot vijf kernprocessen, elk met minstens twee uitzonderingen.
• Per koppeling de naam van het systeem, de richting van de data en hoe vaak die wordt uitgewisseld.
• De bestaande data die mee moet en in welke staat die is.
• De must-haves en de zaken die in een tweede fase mogen.
• Je huisstijl en hoeveel designwerk je verwacht (basis, custom of premium).
• Een harde deadline als die er is, met de reden erbij.

Loop daarna eerst zelf langs de calculator om een eerste bandbreedte te zien. Een uitgebreider document, een functioneel ontwerp, maakt de offerte nog scherper en leg je ook bij andere bureaus neer. Onze functioneel ontwerp template laat zien hoe dat eruitziet. Klaar voor een gesprek over jouw situatie? Neem dan contact op.

Wat maatwerk software kost, volgt uit een paar keuzes die je zelf in de hand hebt. Het projecttype, de functies, het designniveau en de haast staan allemaal in de calculator en je kunt ze dus vooraf doorrekenen. Wat de calculator niet ziet, zijn de koppelingen, de uitzonderingen en je data, en juist daar zit het verschil tussen een indicatie en een offerte.

Begin klein, leg je uitzonderingen vast en kies voor maatwerk alleen waar een pakket je proces niet dekt. Dan blijft de bouwprijs voorspelbaar en wordt de software iets waar je jaren plezier van hebt.