Tekeningen, vergunningen en contracten beheren op de bouwplaats en het kantoor
Bouwbedrijven beheren technische tekeningen, vergunningen en projectcontracten centraal met een documentbeheersysteem voor de bouw.
De bouwsector produceert per project een enorme hoeveelheid documenten: technische tekeningen in diverse revisies, bouwvergunningen, contracten met opdrachtgevers en onderaannemers, V&G-plannen, opleverrapporten en garantiecertificaten. Deze documenten moeten beschikbaar zijn zowel op kantoor als op de bouwplaats, vaak onder moeilijke omstandigheden met beperkte internetverbinding. Revisies van tekeningen worden frequent uitgewisseld met architecten, constructeurs en installatieadviseurs, waarbij het cruciaal is dat iedereen altijd met de meest actuele versie werkt. Na oplevering moet het as-built dossier compleet worden overgedragen aan de opdrachtgever, wat bij gebrekkig documentbeheer een tijdrovende klus is. De sector kent bovendien lange aansprakelijkheidstermijnen, waardoor projectdossiers tientallen jaren bewaard moeten worden. Een documentbeheersysteem dat is afgestemd op de bouwpraktijk voorkomt tekfouten, versnelt revisie-uitwisseling en garandeert een compleet opleverdossier.
Uitdagingen in de sector
Verouderde tekeningversies op de bouwplaats leiden tot uitvoeringsfouten en meerwerk
Revisie-uitwisseling met externe adviseurs loopt via e-mail waardoor versies door elkaar raken
Het as-built dossier bij oplevering is onvolledig doordat documenten verspreid zijn opgeslagen
Op de bouwplaats is internet vaak instabiel, wat toegang tot documenten bemoeilijkt
Aansprakelijkheidstermijnen van tien tot twintig jaar vereisen langdurige en vindbare archivering
Onze oplossing
Het documentbeheersysteem voor de bouw organiseert alle projectdocumenten in een structuur die aansluit bij de bouwfasen: ontwerp, vergunning, uitvoering en oplevering. Technische tekeningen worden beheerd met revisiecontrole: bij elke nieuwe revisie wordt de vorige automatisch gearchiveerd en ontvangen alle betrokkenen een notificatie. Externe partijen zoals architecten en constructeurs krijgen via een beveiligd portaal toegang tot hun projectmap en kunnen revisies uploaden die na review worden vrijgegeven. De mobiele app biedt uitvoerders en voormannen toegang tot actuele tekeningen op de bouwplaats, ook offline, met automatische synchronisatie zodra er weer verbinding is. Bij oplevering genereert het systeem automatisch een compleet as-built dossier door alle vrijgegeven documenten per fase te bundelen. De archiveringsmodule bewaart afgesloten projecten conform de vereiste termijnen en maakt ze doorzoekbaar voor toekomstige referentie of aansprakelijkheidskwesties.
Belangrijkste functionaliteiten
Revisiecontrole met notificaties
Elke nieuwe tekeningversie vervangt automatisch de vorige en betrokkenen ontvangen direct een melding.
Extern portaal
Architecten, constructeurs en installateurs uploaden en downloaden revisies via een beveiligd projectportaal.
Offline mobiele app
Uitvoerders openen tekeningen en documenten op de bouwplaats, ook zonder internet, met automatische sync.
Automatische as-built dossiergeneratie
Bij oplevering wordt het as-built dossier automatisch samengesteld uit alle vrijgegeven documenten.
Langetermijnarchivering
Afgesloten projecten worden gearchiveerd met doorzoekbaarheid voor aansprakelijkheidstermijnen tot twintig jaar.
Voordelen
Minder uitvoeringsfouten
Altijd actuele tekeningen op de bouwplaats voorkomt werk op basis van verouderde revisies.
Snellere revisiecycli
Directe uitwisseling via het portaal vervangt e-mailrondes en versnelt de doorlooptijd van tekeningen.
Compleet opleverdossier
Automatische samenstelling garandeert dat geen documenten ontbreken bij overdracht aan de opdrachtgever.
Aanpak & doorlooptijd
We starten met één lopend project als pilot: documentstructuur, revisiecontrole en de mobiele app. Binnen drie weken werken uitvoerders en projectleiders in het systeem. Het externe portaal en de archiveringsmodule volgen in de sprints erna.
Integraties
Praktijkscenario
Een middelgroot aannemersbedrijf wisselde tekeningen met onderaannemers uit via e-mail. Na implementatie van het DMS werden revisies via het projectportaal uitgewisseld en was op de bouwplaats altijd de actuele tekening beschikbaar via de offline app. Het aantal uitvoeringsfouten door verouderde tekeningen daalde aantoonbaar en het opleverdossier was bij het eerste project al compleet zonder naplakwerk.
Wet- en regelgeving
Ondersteunt BIM-standaarden voor tekeningenbeheer en de wettelijke bewaarplicht voor bouwdossiers conform het Bouwbesluit.
Succesindicatoren
- Aantal uitvoeringsfouten door verouderde tekeningen per project
- Doorlooptijd revisiecyclus met externe partijen
- Compleetheid as-built dossier bij oplevering
- Adoptie mobiele app door uitvoerders
Veelgestelde vragen
Deze oplossing laten bouwen?
Wij ontwikkelen maatwerk software afgestemd op uw branche.
Bespreek uw projectGerelateerde artikelen
Bouwbedrijven met een werknemersportaal: vakmensen verbinden op en buiten de bouwplaats
Een werknemersportaal op maat helpt bouwbedrijven bij het verbinden van kantoor en bouwplaats. Van urenregistratie tot veiligheidsprotocollen.
Materiaalverlies op de bouwplaats? Zo pakt een voorraadbeheersysteem dat aan
Bouwprojecten lopen vast wanneer materialen ontbreken of dubbel besteld worden. Maatwerk voorraadbeheer voorkomt stilstand en verspilling.
Documentbeheersysteem voor advocatenkantoren en juridische dienstverleners
Advocatenkantoren beheren dossiers, contracten en correspondentie veilig en efficiënt met een op maat gebouwd documentbeheersysteem.
Maatwerk software en apps in Amsterdam
MG Software bouwt webapps en portals voor Amsterdamse bedrijven. Persoonlijk contact, eerlijke prijs. Vraag een gratis projectscan aan.